Escrever mensagens de e-mail internas

Escrever mensagens de e-mail que fazem sentido

Manter de baixo de controlo o correio electrónico que nos é enviado pode permitir um aumento da produtividade, mas o que sucede com o correio electrónico que enviamos?

Primeiro passo: Compreender o porquê da escrita da mensagem

Antes de escrever qualquer nova mensagem, trate de explicitar a resposta a duas questões:

1. Porque é que estou a escrever isto?
2. Qual é exactamente o resultado que pretendo obter com esta mensagem?

Se não conseguir responder de forma sucinta a estas questões, deverá pensar um pouco mais antes de enviar a sua mensagem. As pessoas recebem dezenas, centenas e mesmo milhares de mensagens todos os dias e assim é natural seleccionarem as que estão mais bem deliniadas e que respeitam claramente a atenção e o pouco tempo disponível para as ler. Mensagens pouco cuidadosas normalmente evitam ser respondidas.

Pense na mensagem do ponto de vista do receptor, e assegure-se que fez tudo o que é possível para se ajudar a si mesmo antes de contactar outra pessoa. Se a mensagem tem valor, trate-a como tal e leve o tempo necessário para que cada palavra conte.

Obtenha o que necessita

Embora os tópicos possíveis e o conteúdo sevam teoricamente sem fim, julgo que de facto há essencialmente três tipos de cartas comerciais.

1. Dar informação - "A Paula Rego inaugura uma exposição em Serralves amanhã"
2. Pedir informação - "Onde é que está a ficha da Paula Rego?"
3. Requerer uma acção - "Vai falar com o curador para confirmar a reunião de segunda-feira?"

Deve ser claro para com o seu receptor com o tipo de mensagem que lhe envia; não enterre o assunto. Coloque os detalhes e contexto na primeira frase ou nas primeira duas frases sempre que puder. Não tenha medo de escrever uma "frase tópico" que clarifique sobre o assunto que o leva a escrever e que resposta ou acção precisa que o recipiente faça.

Visto que a reunião com o Sr. curador passou para a sala XPTO, pode por favor verificar se a Marisa reservou o projector grande e se o catering foi avisado da alteração do local? Por favor manda-me um IM, hoje, até às 17h 35m.

Aqui não é o lugar para argumentar. Mantenha a mensagem clara e presuma que ninguém nunca irá ler mais do que a primeira frase daquilo que escreva. Fazer a primeira frase forte e clara é o caminho mais fácil para que o seu receptor se interesse pelas frases seguintes.

Escreva uma linha boa sobre o assunto

Pode ainda tornar mais fácil para o seu receptor compreenda imediatamente porque é que lhe está a enviar uma mensagem e para rapidamente determinar que tipo de resposta ou acção está a pedir. Escreva um linha sobre o "Assunto:" que toque os pontos fortes ou que resuma o poder da mensagem. Evite os cumprimentos ou o "mais uma coisa...", a favor de escrever um breve resumo dos pontos mais importantes da mensagem:

• Almoço remarcado para Sexta-Feira às 14h
• Nota: Segunda-feira é feriado - não há sessões de formação
• PEDIDO: Volta a mandar-me a ficha da Paula Rego
• AJUDA: Podes arrumar-me o meu disco

Se está, de facto, a relatar só um assunto, pode pensar em só escrever a linha sobre o assunto relativo à sua mensagem. Em algumas organizações tais mensagens são identificadas por terem no final um EOM (fim da mensagem). Tal permite aos receptores verificarem não necessitar lerem o corpo (não existente nesse caso). As pessoas que recebem muito correio agradecem, pois tal permite triar rapidamente a sua mensagem sem necessitarem de efectuarem um exame completo.

Infelizmente, assuntos bem definidos passou a ser uma arte perdida. É uma pena, pois irá obter uma mensagem mais positiva de uma pessoa ocupada quando ela poder ficar rapidamente com o cerne da sua mensagem.

A brevidade é a alma de ...obter uma resposta

É completamente depressivo verificar o seu email às 17h 55m para descobrir que se encontra uma mensagem extensa escrita à Natália Correia a sua espera, com meia dúzia de páginas. É aquilo que normalmente não o excita a responder.

Contudo, não tenho nenhuma métrica, para provar este ponto isto é só um palpite. Há um truque quanto ao tamanho das mensagens que deverá assegurar o sucesso da sua mensagem que é: não ultrapassar um ecrã. Há uma razão para que os anúncios colocados abaixo da dobra custarem menos dos que ficam a cima da dobra de um jornal, pois a parte de cima irá ser vista por toda a gente.

Sempre que possível tente destilar a sua bela epístola a um ou dois pontos sobre um dado tópico, e depois escalpelize esse ponto onde haja muito espaço em branco antes de fechar a mensagem. Tem mais alguma coisa a dizer? Coloque-a em mensagens separadas - novamente - linha sobre o assunto bem concebida e uma abertura concisa e descritiva.

O que é que se passa aqui?

Se a sua mensagem inclui qualquer tipo de pedido - seja para uma reunião, seja para a evolução que determinado assunto esteja a ter, seja uma corrida a cavalo ou seja o que for - coloque o pedido no início da mensagens e esclaraça claramente quando necessita que tal seja feito. Nunca, em nenhuma circunstância, presuma que o receptor assobarbado irá ter tempo de ler ao longo da sua prosa cor-de-rosa para pistas sobre o que é que é suposto ele fazer, para si.

Dependendo do estilo da sua equipa e do volume de correio por ela gerado, pode ainda pensar em adicionar cabeçalhos de texto funcional no topo do corpo do resumo da natureza exacta da mensagem.

 Esta mensagem é:       [x] informativa  [ ] acção       [ ] social
        É necessária resposta: [ ] sim             [x] se desejar [ ] não
 Tempo de Resposta:    [ ] imediato      [ ] rápido       [x] não

Claro que pode parecer demais, mas quanto tempo já perdeu numa "actualização do projecto" mal feita onde não se apercebeu da mudança de datas de forma imediata ou alterações de trabalhos que só apareceram no último parágrafo da mensagem.

Tire todas as adivinhas das suas mensagens, pensando nelas como "instruções para militares", não deve ter medo de pedir aquilo que quer, em especial quando queira que o receptor lhe dê aquilo que quer.

Mais boas ideias

• Torne a mensagem fácil de ser citada - os receptores irám citá-lo e responder a secções específicas ou a frases específicas das suas mensagens. Pode facilitar tal prática mantendo os sem parágrafos curtos, tornando a sua mensagem facilmente repartível.
• Não encha o cesto - Mensagens relativas a uma corrente de artigos são como comentários a uma reunião; pense em ambos como tempo de posse da bola. Não use a rede para cada pequena alteração. Pense e veja como pode ser útil. Minimize o ruído
• Um lembrete não magoa - Se está a fazer um seguimento ou a responder a uma mensagem que já tenha alguns dias, dê contexto logo na abertura. Por exemplo, "Escreveu-nos em Fevereiro a pedir para ser avisado da recepção de novos inaladores para a asma...; eis aqui uma ligação para esses itens disponibilizados nas nossas páginas web..."
• nunca misture - Excepto no caso da sua equipa gostar realmente de trabalhar dessa forma, evite misturar tópicos, projectos, ou domínios de vida numa dada mensagem. Informe a toda a gente sobre as diabruras da sua criancinha numa mensagem diferente daquela a que se refer a boatos sobre despedimentos em massa.
• Não obrigado - Não me reconheço nesta mas muito gente diz que é verdadeira. Em ambientes mais informais e em ambientes com grandes volumes de correio, não é necessário responder com uma mensagem de agradecimento, sempre que alguém faça o que se lhes pede. Guarde a sua gratidão para quando se encontrar face a face. Contudo no caso de alguém lhe ter resolvido um problema difícil e que lhe tenha ocupado muito tempo, então talvez deva agradecer em conformidade.

Parece que chega de observações.