Recomendações TAC 2006

Isto é uma tradução inacabada, faltando por exemplo todas as referências

Recomendações e conclusões

1. Panorama: Os formatos abertos de comunicação de documentos para administrações públicas
2. Objectivo: Actualizar as Recomendações TAC de 2004
3. Progresso Efectuado: O que foi alcançado em termos de normalização
4. Progresso Efectuado: Actividades nas Administrações Públicas
5. Recomendações

1. Panorama: Os formatos abertos de comunicação de documentos para administrações públicas

   As comunicações entre o sector público e os cidadãos e negócios e outras administrações são frequentemente baseadas em documentos. Ser capaz de trocar documentos electronicamente entre parceiros de comunicação independentes é assim de extrema importância para as administrações públicas europeias. Devido ao seu papel social especial na sociedade o sector público deve evitar impor aos seus parceiros de comunicações o uso de produtos específicos, permitindo assim a esses parceiros a liberdade de escolha.

   As administrações públicas também têm a obrigação de manter arquivos para uso futuro, o acesso, à informação contida nos documentos, deve ser assegurado durante longos períodos de tempo.

   Assim, há um entendimento comum entre as administrações públicas na Europa de que a troca e armazenamento de documentos electrónicos deve depender de formatos abertos de documentos. Tais formatos devem ser definidos num processo aberto a todas as partes interessadas e deve estar disponível para todos os actores interessados e competentes para o implementarem sem restrições. Usar tais formatos oferece às administrações públicas, negócios e cidadãos uma gama alargada de produtos capazes de ler, escrever e manipular documentos enquanto se estimula a competição e inovação na área de tratamento de documentos.

   Preferencialmente, estes formatos abertos de troca e armazenamento de documentos devem ser sujeitos a normalização formal via procedimentos de normalização internacionais.

2. Objectivo: Actualizar as Recomendações TAC de 2004

   O programa IDABC é um programa da Comunidade Europeia cujo objectivo é identificar, auxiliar e promover o desenvolvimento e estabelecimento de serviços de eGov pã-europeus e redes que suportem os Estados Membros e a Comunidade na implementação, nas respectivas áreas de competência, de orientações e actividades da Comunidade, alcançando vantagens substanciais para as administrações públicas, negócios e cidadãos. O programa IDABC é o sucessor dos programas IDA e IDA II.

   Na sua reunião de 25 de Maio de 2004, o comité de gestão do IDA II, composto por representantes dos Estados Membros e aconselhando a Comissão sobre a implementação do programa, apoiou um conjunto de “Conclusões e Recomendações sobre Formatos Abertos de Documentos”, adiante referidos como “Recomendações TAC”.

   As Recomendações TAC aconselham o sector público a evitar impor produtos específicos aos seus parceiros de comunicação e recomenda o uso de formatos abertos de troca de documentos. Para documentos que possam ser revistos os formatos baseados em XML foram recomendados visto permitirem separação de conteúdo, estrutura, semântica e apresentação e visto poderem ser tratados por uma gama alargada de aplicações.

   As Recomendações TAC pediram à indústria que providenciassem aplicações baseadas em formatos abertos de troca de documentos que permitissem que os documentos electrónicos fossem trocados sem restrições entre autoridades e entre autoridades, cidadãos e negócios. Elas deram as boas vindas ao trabalho da OASIS sobre a normalização de formatos de documento Open Office e convidaram a indústria a juntar-se à iniciativa. As Recomendações TAC também apoiaram a submissão do OASIS Open Document Format emergente a uma organização de normalização oficial tal como a ISO. Além disso a TAC pediu à Microsoft para publicar e providenciar um acesso não discriminatório a futuras versões das especificações dos seus documentos Office e para pensar na submissão dessas especificações a um corpo internacional de normalização à sua escolha.

   Finalmente, as recomendações encorajaram o sector público a providenciar a sua informação em vários formatos. Onde por escolha ou circunstâncias só um único formato de documento alterável pudesse ser usada, este deveria ser um formato sobre o qual houvesse consenso na indústria, como demonstrado pela adopção do formato como norma.

3. Progresso Efectuado: O que foi alcançado em termos de normalização

   Recentes desenvolvimentos estão a encorajar a indústria a levar a cabo grandes esforços para alcançar os requisitos instituídos nas Recomendações TAC (e instituídas por outras organizações do sector público).

   1. Em Maio de 2005 a OASIS adoptou a especificação de documento aberto baseada em XML. A OASIS ofereceu esta especificação para normalização internacional via procedimento “fast track” da ISO em Novembro de 2005. Em 30 de Novembro de 2006 foi publicado o ISO/IEC 26300 “Open Document Format for Office Applications”. Um número crescente de produtos que suporta a norma têm vindo a ficar disponíveis.
   2. A Microsoft adoptou um formato XML “puro” para ser usado no conjunto Office 12 e submeteu a especificação OpenXML ao ECMA em Dezembro de 2005. O trabalho do grupo técnico terminou e a Assembleia Geral Internacional da ECMA aprovou o resultado do seu trabalho. A ECMA irá oferecer a especificação para normalização internacional via procedimento “fast track” da ISO. Esta normalização oferece aos concorrentes da Microsoft a possibilidade de incluírem suporte para o formato OpenXML nos seus produtos.
   3. Tantas as especificações ODF (OASIS) como as OpenXML (ECMA) estão livremente disponíveis na web e os principais contribuintes de ambas as especificações (SUN e Microsoft) asseguraram que as especificações podem ser implementadas pelas partes interessadas, incluindo programadores de open-source sem obrigações e ou custos adicionais.
   4. Tanto as especificações, de formatos de documentos das ODF como das OpenXML, são baseadas em XML, prometendo maiores oportunidades para explorar a informação contida nos documentos via ferramentas que não os tradicionais conjuntos de aplicações de escritório. Exemplos de exploração incluem a indexação de colecções de documentos, extracção de metadados dos documentos, motores de busca, extracção de informação específica para reutilização, etc…
   5. Várias equipas, incluindo uma da Microsoft anunciaram que estão a desenvolver extras open-source para o conjunto Microsoft Office facilitando a interoperabilidade entre os formatos OpenXML e ODF.
   6. Outro desenvolvimento é a adoptçãi pelo ISO/TC171-SC2 (Aplicações de gestão documental – Temas relativos a aplicações) do ISO 19005: “Gestão documental – Formato de ficheiro para documento electrónico para conservação de longo prazo parte 1, Uso de PDF 1.4 (PDF/A1)”. O PDF/A é um formato de documento não alterável que pode ser usado para documentos que não necessitem de processamento ou alteração adicionais. Embora haja muitos produtos capazes de mostrarem produtos PDF/A, só há uns poucos capazes de gerar documentos no formato PDF/A.

4. Progresso efectuado: Actividades nas Administrações Públicas

   1. Os formatos dos documentos continuam a ser importantes na agenda de orientações do sector público. Seguindo a publicação das Recomendações TAC, os directores gerais responsáveis pela administração pública da EU afirmaram nas suas recomendações de Novembro de 2004 que “Os Directores Gerais em particular dão as boas vindas à iniciativa da Comissão relativamente ao formato aberto de documento e concordam em estimular o uso do formato aberto de documento nos estados membros, uma vez tendo ele sido mais desenvolvido.”
   2. Um relatório de 2005 da Unidade Conjunta de Inspecção das Nações Unidas propôs como princípio que “Todos os Estados Membros e outros parceiros devem ter o direito de acesso público à informação tornado disponível em formato electrónico por organizações e que ninguém deva ser obrigado a adquirir um software determinado de modo a exercer tal direito.”
   3. Vários Estados Membros embeberam o uso de normas de formatos abertos para troca de documentos nas suas estratégias nacionais de tecnologias de informação ou infraestruturas de interoperabilidade.
   4. Algumas organizações deram mais um passo, reagindo ao processo de finalização da normalização da OASIS ao obrigarem ao uso do formato OASISODF. O Concelho de Ministros Belga aprovou um memorando em Junho de 2006 indicando que a partir de Setembro de 2008 todas as trocas documentais entre serviços públicos federais belgas se teria que usar uma norma de formato aberto. ODF – preferencialmente ISO 26300—é até agora a única proposta de norma aceite. O governo da região da Estremadura anunciou a migração de todos os equipamentos de secretária na sua administração para a norma ODF em Agosto de 2006. Na Dinamarca, o parlamento adoptou uma resolução em 2 de Junho de 2006 para uso de normas abertas na qual o “Parlamento pede ao governo para assegurar o uso de tecnologia de informação, incluindo software, no seio das autoridades públicas, baseada em normas abertas com início em 1 Janeiro de 2008 ou quando a tecnologia for adequada”. Um relatório com a interpretação detalhada da resolução do parlamento foi publicada em Agosto de 2006.
   5. A atenção mundial mais alargada foi atraída pela decisão (em Setembro de 2005) da Comunidade de Massachusetts (USA) para tornar o uso da OASIS ODF e PDF obrigatória na sua administração pública.
   6. A existência de normas internacionais irá claramente facilitar a aquisição de produtos que usem formatos abertos de troca e armazenamento de documentos. Alguns Estados Membros já anunciaram as suas intenções de implementar a norma ISO 26300 quando esta se tornar disponível.

5. Problemas a resolver

   Mesmo tendo em conta estes desenvolvimentos favoráveis a situação mantêm-se preocupante do ponto de vista das administrações públicas Europeias.

   Os peritos dos Estados Membros identificaram os problemas de compatibilidade esperáveis entre produtos baseados na ISO 26300 (ODF) e as aplicações comerciais que dominam os escritórios das administrações hoje como a principal barreira ao uso de formatos abertos de troca e armazenamento de documentos. A chegada potencial de uma segunda norma internacional para documentos que sejam alteráveis conduz a mais complexidade e custo acrescido. Embora filtros, tradutores e extras possam teoricamente permitir a interoperabilidade, a experiência mostra que transformações múltiplas de formatos podem conduzir a problemas em especial onde não haja uma completa correspondência entre características de cada uma das diferentes normas.

6. Recomendações

   Tendo em conta a presente situação as administrações públicas são convidadas a:

   1. Maximizar o uso de formatos abertos, normalizados internacionalmente, de troca e armazenamento de documentos nas suas comunicações internas e externas.
   2. Usar só formatos que possam ser tratados por uma variedade de produtos, evitando deste modo o uso de produtos específicos aos seus correspondentes. Quando o uso de formatos proprietários for absolutamente inevitável, formatos abertos normalizados internacionalmente devem ser providenciados como alternativa aos formatos proprietários.
   3. Adaptar, onde apropriado, directrizes e regulamentos nacionais, tendo em conta a chegada de normas internacionais nesta área;
   4. Ter em conta a definição de requisitos mínimos em relação a funcionalidades dos formatos abertos de troca de documentos com vista a alcançar a compatibilidade de aplicações;
   5. Criar directrizes para uso de formatos de documentos alteráveis e não alteráveis (com possibilidade de serem ou não revistos) de troca e armazenamento para diferentes finalidades.

   A indústria, consórcios industriais e corpos de normalização internacionais são convidados a:

   1. Trabalhar em conjunto no sentido de criarem uma só norma internacional aceite por todos para respectivamente documentos abertos alteráveis ou não-alteráveis.
   2. Desenvolver aplicações que possam tratar todas as normas internacionais relevantes deixando ao critério dos seus clientes o formato a ser usado “por omissão”;
   3. Evitar invalidar a finalidade dos formatos abertos de troca e armazenamento de documentos ao oferecerem extensões às normas internacionais relevantes como formatos por omissão.
   4. Propor testes de conformidade e desenvolver ferramentas adequadas à salvaguarda da interoperabilidade entre aplicações;
   5. Continuar a melhorar as normas existentes, também tendo em conta as necessidades adicionais tais como a assinatura electrónica de documentos.